Haben auch Sie viele Dokumente, bei denen es Ihnen wichtig ist, einzelne Änderungsschritte nachvollziehen zu können? Angebote, Vertragsentwürfe, Technische Zeichnungen und vieles mehr. Allzu schnell ändert man solche Dokumente im Bearbeitungsprogramm und schon ist die Vorversion überschrieben. Wenn man dann später wieder eine frühere Dokument-Version benötigt, hat man Pech gehabt – die ist leider überschrieben worden. Mit dem neuen DocuWare Versionsmanagement – verfügbar ab Version 5.1c Service Pack 1 – passiert Ihnen das nicht mehr; es lassen sich alle Änderungen an einem Dokument nachverfolgen.
Wird ein Dokument bearbeitet, speichert DocuWare die Änderungen in einer neuen Version. Das Original sowie die älteren Versionen bleiben dabei im Archiv erhalten. Dabei bietet Ihnen DocuWare zwei Varianten: Automatisches und manuelles Versionsmanagement.
Automatisches Versionsmanagement verwenden Sie, wenn die Versionierung im Hintergrund aktiv sein soll. Für die Benutzer ändert sich dann in ihrer täglichen Arbeit gar nichts, sie müssen keine zusätzlichen Schritte ausführen, wenn sie ein Dokument ändern. DocuWare übernimmt alles und erstellt sowie archiviert neue Dokument-Versionen mit automatisch hochgezählten Versionsnummern.
Dokumentversionen als Übersicht: Die Versionsnummern werden hochgezählt, es gibt nur eine aktuelle Version.
Beim manuellen Versionsmanagement checkt der Nutzer ein Dokument aus, wahlweise ins Dateisystem oder in einen Briefkorb. Dadurch ist das Dokument im Archiv gesperrt und für andere nur noch im Read-Only-Modus zu betrachten. Sind alle Änderungen gemacht, checkt er das Dokument wieder ins Archiv ein. Dabei gibt er dem Dokument eine höhere Versionsnummer und bei Bedarf einen Kommentar zur neuen Version.
In der Ergebnisliste vom Web Client öffnet ein Rechtsklick auf ein Dokument das Kontextmenü. Hier können Sie das Dokument in einen Briefkorb oder ins Dateisystem auschecken.
Versionsdurcheinander oder nicht mehr auffindbare Vorversionen von Dokumenten gehören damit der Vergangenheit an – ein weiterer großer Nutzen des Dokumentenmanagement-Systems.
