Daten speichern ist nicht schwer, Daten finden dagegen sehr – unsere Top 5 Tipps

Heute möchten wir Interessierten zeigen, was sie im Vorfeld einer DMS-Einführung beachten müssen.

Im Geschäftsalltag haben wir es mit einer wahren Flut an Dokumenten zu tun, die sich schwer bändigen lässt. Korrespondenz, Papierbelege unterschiedlichster Größe, Rechnungen, Lieferscheine, Faxe, E-Mails und vieles mehr müssen archiviert und bei Bedarf wiedergefunden werden. Doch das mit dem Wiederfinden ist so eine Sache – die meisten Mitarbeiter verbringen Tag für Tag viel Zeit mit dem Suchen von Informationen. Abhilfe schafft ein DMS. Die digitale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem zentralen Dokumenten-Pool beschleunigt Routineaufgaben und Unternehmensprozesse und steigert die Arbeitseffizienz deutlich. Einen ersten Überblick können Sie sich mit unserem Einführungs-Video verschaffen. Weiter geht es dann mit  unseren Top 5 Tipps:

1. Ist-Analyse: Oft sind es Missstände oder konkrete Anlässe, die dazu führen, dass über den Einsatz einer DMS-Lösung nachgedacht wird. Klären Sie dabei vor allem, welche Dokumente in welchem Format vorliegen und aus welchen Quellen sie kommen.  Welche Ablagesystematiken gab es bisher? Um welche Dokumentenmengen handelt es sich, welches Volumen ist künftig zu erwarten? Bringen Sie die Missstände zu Papier; nur so können Sie Ihre Ziele sauber definieren.

2. Projektleitung: Fachlich kompetente Abteilungsleiter sind nicht zwangsläufig gute Projektmanager. Geben Sie die Leitung des DMS-Projekts jemanden, der schon in der Vergangenheit die Einführung eines neuen Systems erfolgreich begleitet hat. Involvieren Sie Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, für deren tägliche Arbeit es wichtig ist, dass sie Informationen möglichst schnell im Zugriff haben und die bisher viel mit papierbasierten Dokumenten-Workflows  gearbeitet haben.

3. Timeline: Erstellen Sie eine realistische Timeline. Definieren Sie innerhalb dieser Timeline sogenannte  Milestones, also Punkte, an denen definierte Ziele erreicht sein sollten. Ein  regelmäßiges Reporting an die Geschäftsführung ist genauso wichtig wie eine
Feedback-Schleife für involvierte Mitarbeiter.

4. Produktauswahl:  Es ist sicher  nicht einfach, das passende System für das eigene Unternehmen zu finden. Hier  hilft der Nutzen-Konfigurator von DocuWare. Er zeigt Ihnen  individuelle Lösungen auf – zugeschnitten auf einzelne Abteilungen, typische Dokumente und Arbeitsabläufe.  Nur wenige Klicks sind dazu erforderlich. Außerdem erfahren Sie auf der DocuWare-Website, welchen Nutzen DocuWare-Anwender, bereits gewonnen haben – Infos aus erster Hand!

5.  Kosten-Nutzen-Analyse: Eine europaweite Untersuchung von Coleman Parkes Research hat herausgefunden, dass sich mit  intelligenter Prozessoptimierung jährlich 46 Milliarden Euro erwirtschaften  lassen. Wie viel Sie für Ihr Unternehmen
durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems erwirtschaften können, zeigt Ihnen der ROI-Rechner von DocuWare. Dieses Online-Tool ermittelt, wie Sie in Ihrem eigenen Unternehmen durch Zeit- oder Platzeinsparungen die Kosten senken oder die Erträge steigern können.

About Birgit Schuckmann

Manager Public Relations, verantwortet die Öffentlichkeitsarbeit und ist beteiligt am Auf- und Ausbau der Social-Web-Strategie für den DMS-Spezialisten.
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