Wie beeinflussen Cloud Services das ECM der Zukunft?

Auf der ECM World 2014 referiert DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar darüber, welche Auswirkungen die Cloud künftig auf das Dokumenten-Management in Unternehmen hat. Jürgen Biffar beleuchtet die Angebots- und Nachfragesituation in Deutschland und der Welt und gibt Tipps für die Auswahl der richtigen ECM-Lösung aus der Cloud.

Posted in Management und Wertschöpfung, Messen und Events | Tagged , , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

DocuWare erhält FuE-Gütesiegel

Forschung_und_Entwicklung_2013

DocuWare hat in Zusammenarbeit mit der TU Dresden in den vergangenen vier Jahren an den Projekten „Intellix“ und „Modelspace“ gearbeitet. Beide Projekte liefen im Rahmen des Förderprogramms „KMU-innovativ“ des Bundesministeriums für Forschung und Bildung (BMBF). Das Ergebnis waren Vorarbeiten und Prototypen für zwei herausragende Innovationen, die DocuWare in 2013 auf den Markt brachte: Intelligent Indexing Service und PaperScan.

Nur wenige der eingehenden Projektanträge werden vom BMBF überhaupt gefördert – DocuWare war zweimal dabei. Dass die nun abgeschlossenen Projekte sehr erfolgreich waren, bestätigt zusätzlich das erhaltene FuE-Gütesiegel „Innovativ durch Forschung“.

Posted in Markt und Studien | Tagged , | Einen Kommentar hinterlassen

Tradition auf zeitgemässen Wegen

Logo_StaatsbadDas Bayerische Staatsbad Bad Brückenau ist wie das Münchner Hofbräuhaus ein Eigenbetrieb des Freistaates Bayern. Als Dienstleister übernimmt die Staatliche Kurverwaltung die Kernaufgaben des Kurgeschehens und das Management der Staatsbad-Immobilien. Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft Arbeitsabläufe in der Verwaltung zu beschleunigen und macht sie transparent. IT-MITTELSTAND hat in der Ausgabe 6 ausführlich über den Einsatz berichtet.

Posted in Anwender und Praxis, Lösung und Nutzen | Tagged , , , | Einen Kommentar hinterlassen

DocuWare Workflow: Einfach stark

StempelWo Prozesse gut geregelt sind, da läuft die Arbeit fast von allein. Der Workflow Manager ist ein leistungsstarkes Modul, mit dem Anwender einfach für den richtigen Flow im Unternehmen sorgen können.

Workflow-Aufgaben wie das Bearbeiten von Eingangsrechnungen lassen sich vollständig in DocuWare erledigen. Dafür müssen Anwender keine weitere Anwendung geöffnet haben. Über neue Aufgaben werden sie automatisch per E-Mail benachrichtigt, etwa wenn eine Eingangsrechnung im Archiv abgelegt wird. Dabei „weiß“ jede Rechnung schon, von wem sie bearbeitet werden soll. Denn mit Vertretungs-, Fristen- und Fälligkeitsregeln lässt sich genau vorgeben, was bei Abwesenheit eines Mitarbeiters oder Überschreiten einer Frist geschehen soll. Nach Erledigung wandert die Rechnung in Form einer neuen Aufgabe automatisch zum nächsten Zuständigen.

Eine Rechnung lässt sich entweder im Formular bearbeiten (links) oder mit einem Stempel (rechts)

Eine Rechnung lässt sich entweder im Formular bearbeiten (links) oder mit einem Stempel (rechts)

Anwender können in ihre Workflows per Webservice auch Informationen aus anderen Systemen einbinden, zum Beispiel aus der Buchhaltung. So kann die Barcode-Nummer einer Rechnung an das Buchhaltungssystem gesandt werden, damit als Antwort der zugehörige Rechnungsbetrag in das Workflow-Formular eingetragen wird. Selbst hochkomplexe Prozesse lassen sich mit der grafischen Oberfläche des Workflow Designers leicht konfigurieren.

Posted in Anwender und Praxis, Lösung und Nutzen | Tagged , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

GoBD und E-Invoicing – was ist neu?

BMFIm April 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine neue Entwurfsfassung („Version 8“) seiner „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) an die Verbände zur neuerlichen Kommentierung versendet. Dazu hat die EU Anfang Mai eine Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen veröffentlicht.

 Stefan Groß, Vorsitzender des BITKOM AK Compliance, und Partner der Münchner Kanzlei PSP, fasst mit Kollegen die wesentlichen Änderungen der neuen Version 8 gegenüber den Vorgängerversionen und deren Auswirkungen auf KMU zusammen. Zum Artikel

Posted in Management und Wertschöpfung | Tagged , , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

Der intelligente Kopierer sorgt für geordnete Ablage

Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC gehen bei Mitarbeitern über 20 Prozent der Büro-Arbeitszeit durch Dokumenten-Suche und ineffiziente Ablage verloren. Die Verbindung eines modernen Bürokopierers mit einem Dokumentenmanagement-System verspricht Abhilfe, die Arbeitszeit spart und höhere Produktivität sichert.

Der intelligente KopiererDokumente lassen sich direkt am Multifunktionsgerät in ein digitales Archiv ablegen oder schon beim Scannen dem richtigen Mitarbeiter zuweisen. Eine Hotelrechnung landet nicht mehr in irgendeinem Festplattenordner, sondern gleich im Briefkorb der Buchhaltung.

Noch bequemer erfolgt die Dokumenten-Ablage durch den Einsatz von DocuWare mit dem Intelligent Indexing Service. Die Zeiten des manuellen Archivierens von Dokumenten sind jetzt endgültig vorbei. Der webbasierte Service beschleunigt die elektronische Ablage von Papierunterlagen deutlich, denn der Kopierer erkennt jeden Scan, legt Dokumente automatisch und geordnet ab und aktualisiert sein Wissen kontinuierlich.

Posted in Anwender und Praxis, Lösung und Nutzen | Tagged , , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

Vorstellung von ZUGFeRD 1.0 – ein voller Erfolg

Die Resonanz auf die Veröffentlichung des ZUGFeRD-Standards in der Version 1.0 war enorm – zahlreiche Medien haben darüber berichtet. ZeitungBeispielsweise ist auf Computerwoche.de ein Beitrag unter dem Titel „Elektronische Rechnung auf den Vormarsch” erschienen, Focus online prognostiziert dem Mittelstand Einsparungen in Höhe von 112 Milliarden Euro undAudio Rundfunk Berlin-Brandenburg (rbb) hat DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar zum Thema interviewt. Weitere Veröffentlichungen

Posted in Anwender und Praxis, Lösung und Nutzen, Management und Wertschöpfung | Tagged , | Einen Kommentar hinterlassen

ZUGFeRD 1.0 als Standard veröffentlicht

Jürgen Biffar, GF DocuWare, Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im BMI, Dr. Sabine Hepperle, Abteilungsleiterin BMWi (v.l.n.r.)

Jürgen Biffar, GF DocuWare, Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im BMI, Dr. Sabine Hepperle, Abteilungsleiterin BMWi (v.l.n.r.)

Am 25. Juni wurde das ZUGFeRD-Format in der Version 1.0 der Presse vorgestellt und als Standard veröffentlicht. Auf der Pressekonferenz im Bundespresseamt in Berlin hob Frau Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern (BMI), das hohe Effizienzpotential des elektronischen Rechnungsaustausches mit der Verwaltung hervor. Die IT-Beauftragte der Bundesregierung verwies darauf, dass die Bedeutung durch die Umsetzung im Rahmen des Regierungsprogrammes „Digitale Verwaltung 2020″ zusätzlich betont werde. Auch Frau Dr. Sabine Hepperle, Abteilungsleiterin Mittelstandspolitik im Bundeministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), sieht in der elektronischen Rechnungslegung den richtigen Schritt, um vor allem kleine und mittlere Unternehmen von Bürokratie zu entlasten und Kosten zu sparen. DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar, der sich als Mitglied des BITKOM-Hauptvorstands von Anfang an für die Entwicklung eines einheitlichen Standards engagiert hat, nennt Zahlen: „Der elektronische Rechnungsversand spart 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung ein.” Zur Pressemitteilung

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bietet Interessenten das Infopaket zu ZUGFeRD 1.0 „FINAL” zum Download an.

E-Invoicing – eine historische Chance

Welche enorme Bedeutung der elektronische Rechnungsaustausch für Unternehmen hat, erläuterte Rechtsanwalt Stefan Engel-Flechsig in seinem Vortrag  „E-Invoicing – eine historische Chance” auf der DocuWorld Europe 2014 (7. bis 9.4.2014). Der Leiter Forum elektronische Rechnungen Deutschland zeigte u. a. die Einsparpotentiale durch die elektronische Rechnungsstellung auf und erläuterte die europäischen Aspekte der elektronischen Rechnung.

DocuWare bietet einen kostenlosen Online-Service, mit dem sich Rechnungen im Handumdrehen ZUGFeRD-konform erstellen lassen.

Weitere Informationen: ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen

 

Posted in Lösung und Nutzen, Management und Wertschöpfung, Messen und Events | Tagged , , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

Kurverwaltung Bad Brückenau – entspannt durch DocuWare

BadBrueckenau-Mittelachse_WebZu den Aufgaben der Staatlichen Kurverwaltung gehören der Betrieb der Kuranlagen, Veranstaltungen, die Erhebung der Kurtaxe und das Immobilien-Management. Ob Verträge, Verordnungen oder Gesetzesblätter, Rechnungen und Belege für die Abwicklung von Veranstal­tungen und Gastangeboten sowie der zu­gehörige Schriftverkehr – rund 5000 Dokumente mit zum Teil Hunderten von Seiten fallen monatlich zur Bearbeitung an.

Früher wurden die Belege in Ordnern gesammelt, am Arbeitsplatz der zuständigen Mitarbeiter aufbewahrt und später im Kursaalkeller zentral archiviert. Als Recherchen immer aufwändiger wurden und eine räumliche Erweiterung der Lagerfläche nicht mehr möglich war, entschied sich Kurdirektorin Andrea Schallenkammer für den Umstieg auf ein zentrales digitales Archiv. Heute wird beispielsweise die Eingangspost gescannt und die Dokumente erscheinen sofort in der Aufgabenliste der zuständigen Mitarbeiter.

Kurdirektorin Andrea Schallenkammer, Bad Brückenau

Kurdirektorin Andrea Schallenkammer, Bad Brückenau

Die Kurdirektorin hebt einen weiteren Workflow hervor: „Durch den DMS-Einsatz konnte die Rechnungsfreigabe auf nur drei Prüfstellen reduziert und sehr vereinfacht werden. Messbare Einsparungen bei den Druckkosten sowie bei Papier und Büromaterial entlasten den Haushalt.“ Auch die zentrale Ablage aller relevanten Dokumente und des gesamten Schriftverkehrs inklusive E-Mails schätzt Andrea Schallenkammer: „Jeder hat sofort Zugriff auf die Informationen, die er gerade braucht. Außerdem ist die gewonnene Transparenz im Unternehmen ein echter Mehrwert.”

Posted in Anwender und Praxis | Tagged , , , , | Einen Kommentar hinterlassen

Dokumenten-Management erfolgreich einführen

Mit DocuWare steigt Ihr Unternehmen schnell und sicher in fünf Schritten auf digitales Dokumenten-Management um.

In 5 Scritten DMS einführenVorgespräch: Sie besprechen mit uns, in welcher Abteilung, bei welchen Dokumentarten und welchen Vorgängen das größte Verbesserungspotenzial besteht.

Individuelle Präsentation: Wir führen Ihnen DocuWare mit den Funktionen vor, die wir vorher als relevant ermittelt haben. Mit Ihren künftigen Anwendern und Entscheidungsträgern ermitteln wir den genauen Nutzen für Ihr Unternehmen und erstellen eine Kostenabschätzung. Vorgespräch und Präsentation sind kostenlos für Sie.

Lösungsworkshop (optional): Bei etwas umfangreicheren Anforderungen erarbeitet unser Berater gemeinsam mit Ihnen die Details Ihrer künftigen Lösung und dokumentiert sie. Für diese ein- bis dreitägige Dienstleistung senden wir Ihnen ein Angebot.

Angebot und Kauf: Entweder nach der Präsentation oder nach dem Workshop erhalten Sie unser detailliertes Angebot, in dem die Lösung und der zu erzielende Nutzen nochmals aufgezeigt werden. Jetzt entscheiden Sie, ob und wann Sie Ihr Dokumenten-Management ein­führen.

Einrichtung und Schulung: Nach der guten Vorarbeit kann Ihre DocuWare-Lösung in der Regel nach zwei bis fünf Tagen Installation, Konfiguration und Schulung live gehen.

Posted in Lösung und Nutzen, Management und Wertschöpfung | Tagged , , , , , | Einen Kommentar hinterlassen