Intelligent Ordnung schaffen in Dropbox & Co.

PaperOrganizer_screenMit der App PaperOrganizer können Smartphone-Anwender beliebige Dokumente in ihrem Online-Speicher strukturiert ablegen. Ob Rechnungen, Belege oder mehrseitige Verträge – alle Unterlagen werden über den Web-Service Intelligent Indexing von DocuWare automatisch klassifiziert und in Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive gespeichert. PaperOrganizer steht derzeit als Public Beta kostenlos zur Verfügung. Ebenso gibt es Apps für Android-Smartphones sowie das iPhone.

Hier geht`s zur vollständigen  Pressemitteilung

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ZUGFeRD auf der CeBIT 2014

RechnungsflutIn diesem Jahr ist das ECM-Forum in Halle 3 erstmals offizieller Bestandteil der CeBIT-ECM-Aktivitäten. Es wird gemeinsam vom BITKOM-Verband, der Deutschen Messe und dem VOI veranstaltet. Eine zentrale Rolle spielt hier auch der ZUGFeRD-Standard, an dessen Entstehung DocuWare führend beteiligt war.  Ab Mai 2014 bietet DocuWare einen kostenlosen ZUGFeRD-Online-Service an. Wer auf der CeBIT einen Einblick in das Thema erhalten möchte, sollte sich folgende Termine vormerken:

Montag, den 10 März 2014 (14:30h - 15:30h), findet die Podiumsdiskussion „Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD leicht gemacht – Tausend einfache Wege ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen“ statt.

Wer sich vorab schon informieren möchte oder nicht auf der Messe ist, erfährt Interessantes im Interview “ZUGFeRD am Start“, das das DOK.magazin in seiner neuesten Ausgabe veröffentlicht hat. Experten nehmen Stellung zu den Hintergründen,  Voraussetzungen und zum Potenzial des ZUGFeRD-Datenmodells.

Dienstag, den 11. März 2014 (14:00h – 14:30h), hält Stefan Schmidt, Vice President Product bei DocuWare, den Vortrag  „ZUGFeRD – und das Versenden elektronischer Rechnungen ist auch für KMU ein Kinderspiel“. Der IT-Fachmann zeigt auf, wie sich der ZUGFeRD-Online-Service innerhalb weniger Minuten einrichten lässt und wie einfach er mit anderen Programmen funktioniert. Und auf Wunsch werden die Rechnungen vollautomatisch archiviert.

Gern führen Ihnen die DocuWare-Experten auch am Stand in Halle 3/G20 persönlich vor, wie einfach und schnell Rechnungen mit DocuWare ZUGFeRD-konform erstellt werden können.

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White Paper zum rechtssicheren Scannen

SignaturDocuWare gewährleistet rechtssicheres Scannen unter anderem durch den Nachweis der Echtheit der Dokumente mit elektronischen Signaturen sowie durch vielseitigen Schutz der archivierten Dokumente.

Um Unternehmen bei Dokumenten mit höheren Sicherheitsanforderungen für das Aufsetzen eines rechtssicheren Scanprozesses einen Praxisleitfaden an die Hand zu geben, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI die Technische Richtlinie „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ herausgeben.

DocuWare kann Papierdokumente RESISCAN-konform gemäß dem Schutzbedarf „hoch“ digitalisieren. Welche Einstellungen dazu nötig sind, zeigt das neue White Paper.

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Freuen Sie sich auf 2014

DocuWare Info 81Das Geschäftsjahr 2013 war für DocuWare überaus erfolgreich. Um an die Erfolge anzuknüpfen und sie weiter auszubauen, haben wir uns für 2014 viel vorgenommen. Zur CeBIT präsentieren wir DocuWare Version 6.5 der Öffentlichkeit. Worauf wir bei der Entwicklung besonderen Wert gelegt haben, was wir sonst noch vorhaben und wie die Staatliche Kurverwaltung Bad Brückenau sowie der Immobilienverwalter Savills ihre Prozesse mit DocuWare optimieren, lesen Sie in der DocuWare Info 81. Dort finden Sie auch die Zugangsdaten zu Ihrem kostenlosen CeBIT-Ticket.

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E-Mails einfach und rechtssicher archivieren

Täglich erreichen uns elektronische Nachrichten von Kunden oder Kollegen mit wichtigen Informationen und Anhängen. Mit DocuWare werden die E-Mails gemeinsam mit allen anderen Dokumenten zentral gespeichert. Wie einfach die Ablage in DocuWare funktioniert – wenn Sie wollen sogar automatisch beim Versenden einer E-Mail – sehen Sie hier:
 

Doch welche rechtlichen Vorgaben sollten unbedingt bei der Archivierung von E-Mails beachtet werden? Stephan Gehling, Vorsitzender des BITKOM-Arbeitskreises E-Mail-Management, beantwortet die folgenden drei Fragen:

  • Welche E-Mails müssen Unternehmen archivieren?
  • Wie lange müssen Unternehmen E-Mail aufbewahren?
  • Wie müssen Unternehmen mit privaten E-Mail bei der E-Mail-Archivierung umgehen?

Hier geht`s zum BITKOM-Leitfaden ‘Was bringt die digitale Post’ und zu weiteren Informationen rund um`s  E-Mail-Management.

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Support-Ende für Windows XP – So bereiten Sie sich darauf vor

Windows XPAm 8. April 2014 stellt Microsoft den Support für das Betriebssystem Windows XP ein. Das bedeutet: keine Sicherheitsupdates, Aktualisierungen, kostenlosen oder bezahlten Support und technische Ressourcen mehr seitens Microsoft. Die Einstellung dieses Supports, nicht unterstützte Software und veraltete Hardware erhöhen das Risiko von Systemfehlern, Viren-Angriffen und PC-Ausfällen drastisch. Die Konsequenzen reichen von Zeitverzögerungen im täglichen Arbeitsablauf bis zu Datenverlusten und rechtlichen Risiken gegenüber Auftraggebern.

Deshalb empfehlen wir auch allen DocuWare-Partnern und -Kunden, sich aktiv mit dem Thema Ablösung von alten Windows-XP-Desktops und -Notebooks zu beschäftigen.

Sicherheits- und Kompatibilitätsrisiken bedenken

Durch die veralteten Sicherheitsarchitekturen von Windows XP sind Angriffe von Viren, Spyware und Malware nahezu vorprogrammiert. Das kann wiederum zum Verlust von persönlichen und geschäftlichen Dokumenten führen. Betriebe riskieren damit nicht nur die Sicherheit ihrer eigenen Daten, sondern auch die ihrer Kunden und Partner. Ein aktueller Sicherheitsbericht hat gezeigt, dass Windows-XP-Rechner im Vergleich zur 64-Bit-Version von Windows 8 mehr als 56-mal häufiger Opfer von Malware und schädlicher Software sind, Tendenz steigend.

Jetzt handeln und Aktionsplan erstellen

Es empfiehlt sich, zunächst einen Überblick zu gewinnen, auf wie vielen Notebooks und Desktops im Unternehmen ggf. noch Windows XP läuft und dann mit der hausinternen IT oder einem IT-Dienstleister zu besprechen, ob es sich lohnt, diese Geräte auf ein modernes Betriebssystem zu aktualisieren oder ob Neuanschaffungen von Hardware sinnvoll sind.

Auch aus DocuWare Anwender- und Administrator-Sicht ist der Umstieg auf ein aktuelles Betriebssystem ratsam, um höchste Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten.

Weiterführende Links:

Übersichtsseite von Microsoft zum Supportende von Windows XP.
Informationen für Techniker zur Migration zu Windows 7
TechNet Toolbox “Deployment” – Werkzeuge und Anleitungen zur Bereitstellung von Windows 7, Windows 8

Das sagt die Presse: tecchannel.de, Stiftung Warentest und Spiegel Online

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DocuWare auf der CeBIT 2014

DocuWare auf der CeBIT 2014: Halle 3, Stand G20

DocuWare auf der CeBIT 2014: Halle 3, Stand G20

Bald ist es wieder soweit – die weltgrößte Computermesse öffnet vom 10. bis 14. März ihre Pforten. Bei DocuWare laufen längst die CeBIT-Vorbereitungen auf Hochtouren, denn für uns ist die Messe immer noch der wichtigste Branchentreff im Jahr. Ob Bestandskunden, Interessenten oder Partner – alle haben vor Ort die Möglichkeit, sich über die Vorteile des Dokumentenmanagement-Systems, über Produktneuheiten und die optimale Erweiterung bestehender Installationen zu informieren.

 Zwar sind viele Aussteller im Laufe der Jahre verschwunden – die CeBIT hat jedoch für den Mittelstand, die Kernzielgruppe von DocuWare, keineswegs an Bedeutung verloren. Ein IT-Verantwortlicher kann sich innerhalb kürzester Zeit zu allen Themen, die er verantwortet, umfassend und direkt beim Hersteller informieren. Ein gut geplanter Messebesuch mit qualifizierten Gesprächen und persönlichen Eindrücken über die Beratungs- und Lösungskompetenz sowie das Erscheinungsbild eines Anbieters ist für jeden Besucher äußerst effizient und wertvoll.

Im Mittelpunkt des Messeauftritts: DocuWare Version 6.5

Auf der Messe zeigen wir der Öffentlichkeit erstmals DocuWare Version 6.5 mit modernem Look & Feel. DocuWare-Partner präsentieren ihre integrierten Lösungen auf dem DocuWare-Stand in Halle 3, Stand G20: ALOS GmbH, Köln, Behrens & Schuleit GmbH, Düsseldorf, BUTEC GmbH, Bovenden, DocuScan GmbH, Erftstadt, LOG:IT GmbH, Regensburg, Novodoc Imaging GmbH, Erkelenz, tutum GmbH, Nürnberg.

Sichern Sie sich Ihr kostenloses Ticket

Schicken Sie einfach eine Mail an Marketing@docuware.com und Sie erhalten von uns ein kostenloses Tagesticket. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

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In Weihnachtsstimmung

illustration

Bei einer Kerze ist nicht das Wachs wichtig, sondern das Licht.
(Antoine de Saint-Exupéry)

Dies gilt gerade an Weihnachten, wenn wir in der dunkelsten Zeit des Jahres Kerzen anzünden, wenn wir nah ans Kaminfeuer rücken, wenn aus dem heißen Ofen Plätzchen und Bratäpfel duften und wenn uns das Glühen der Bäckchen und das Leuchten in den Augen unserer Kinder selbst ganz warm werden lässt.

Das ist Weihnachtsstimmung. So soll ein Jahr zu Ende gehen.
Und damit sind wir glücklicherweise zum Jahresausklang 2013 nicht allein.  Weiterlesen

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Dokumenten-Management lohnt sich für JEDEN

Die Büros in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind eher papierreich als papierarm, nur wenige KMUs setzen bisher Dokumentenmanagement-Systeme ein. Doch auch für sie lohnt es sich, Papier zusammen mit elektronischen Dokumenten digital zu verwalten. Wie schnell selbst kleinste Betriebe einen beachtlichen Nutzen durch den DMS-Einsatz erreichen können, erläuterte Stefan Schmidt, Vice President Product bei DocuWare, in seinem Vortrag auf der DMS EXPO 2013 in Stuttgart. 

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Digitales Wachstumsland Nr. 1 in Europa

Eine zentrale Rolle im Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD nimmt die Digitalisierungspolitik ein. In den nächsten vier Jahren sollen die Weichen gestellt werden, damit Deutschland eine führende Rolle als echte digitale Gesellschaft erhält. In vielen Bereichen wird dadurch die Notwendigkeit des Einsatzes von elektronischem Dokumenten-Management weiter steigen. Der BITKOM-Verband hat die ECM-relevanten Themen zusammengestellt.

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